Rondom de Nijmeegse Vierdaagse organiseren verschillende partijen activiteiten op locaties in de stad. Stichting Vierdaagsefeesten coördineert de pachttoestemming voor die locaties en de bijbehorende vergunningaanvraag bij de gemeente Nijmegen.
Wij bouwden een maatwerk inschrijfsysteem dat dit traject van begin tot eind ondersteunt. Organisatoren dienen hun aanvraag digitaal in, de stichting beoordeelt, en vanuit hetzelfde systeem loopt de centrale vergunningaanvraag naar de gemeente.
Het aanvragen van pachttoestemming en de bijbehorende vergunning verliep via losse stappen en handmatige uitwisseling van gegevens tussen de stichting en de gemeente Nijmegen. Overtypwerk en het heen en weer sturen van bestanden kostten tijd en waren foutgevoelig.
De stichting zocht één systeem dat het volledige traject ondersteunt, van inschrijving door organisatoren tot de centrale vergunningaanvraag bij de gemeente, met directe koppelingen zodat gegevens niet opnieuw ingevoerd hoeven te worden.
pachttoestemmingen per jaar
formulieren gedigitaliseerd
documenten per jaar gestroomlijnd
Organisatoren vragen via het inschrijfsysteem een pachttoestemming aan voor hun locatie rondom de Vierdaagse. De stichting voert de eerste beoordeling uit binnen hetzelfde systeem en houdt overzicht over alle lopende aanvragen.
Na beoordeling stuurt het systeem een centrale vergunningaanvraag naar de gemeente Nijmegen. Via koppelingen met het documentmanagementsysteem (DMS) en het vergunningensysteem van de gemeente worden gegevens en documenten automatisch uitgewisseld, zonder handmatig overtypen of losse bestanden.
Techniek
"Het inschrijfsysteem brengt het hele traject samen op één plek. Organisatoren weten waar ze aan toe zijn en de afstemming met de gemeente verloopt een stuk soepeler."
Het volledige proces, van inschrijving door organisatoren tot de uitgifte van de pachttoestemming, verloopt nu via één systeem. De tussenliggende centrale vergunningaanvraag bij de gemeente Nijmegen is daar onderdeel van.
Doordat de koppelingen met de gemeente het overtypwerk en de losse bestandsuitwisseling vervangen, verloopt de afhandeling sneller en met minder kans op fouten. De stichting en de gemeente werken vanuit dezelfde, actuele gegevens.
Een complete oplossing voor het proces van aanvraag tot vergunningverlening voor gemeenten, organisatoren en adviesdiensten. Gebouwd op ZGW API's met data bij de bron en een open architectuur. Bewezen in de praktijk en in productie bij 15 gemeenten.
Meldingen openbare ruimte vanuit 27 gemeenten via verschillende intake-kanalen gecentraliseerd naar één applicatie. Hierdoor kan HVC Groep het werkproces voor 8 vestigingen standaardiseren met vaste workflows, mobiel werken met 300+ chauffeurs en het bijsturen op realtime rapportages.
Eén centraal meldsysteem voor de openbare ruimte van de gemeente Nijmegen. Inwoners melden laagdrempelig via app, website of telefoon. Alle meldingen komen samen op één plek die sorteert, routeert, opvolgt en terugkoppelt. In productie sinds 2016 en grip op meer dan 45.000 meldingen per jaar.
We denken graag met je mee over wat er mogelijk is voor jouw organisatie.
